Een socialmediapost maken, een presentatie opmaken of snel een affiche ontwerpen. Voor veel ondernemers en marketeers is Canva ondertussen een vertrouwd hulpmiddel. Je hoeft geen grafisch ontwerper te zijn om er een behoorlijk resultaat mee te bereiken, en net dat maakt het platform toegankelijk.

Maar wie Canva uitsluitend gebruikt voor Instagramberichten of presentaties, laat heel wat mogelijkheden liggen. Van het aanpassen van pdf-bestanden tot het voorbereiden van een evenement: er zijn verschillende kleine taken waarvoor je niet noodzakelijk een apart programma nodig hebt.

Bij Ageré vinden we zulke tools interessant wanneer ze het dagelijkse communicatiewerk eenvoudiger maken. Al blijft het belangrijk om te weten wanneer je zelf aan de slag kunt en wanneer een ontwerp meer aandacht verdient.

1. Eén campagne, verschillende formaten

Een campagne bestaat zelden uit één afbeelding. Je hebt misschien een liggende visual nodig voor LinkedIn, een verticale versie voor Instagram Stories en een affiche voor een evenement. Wanneer je voor ieder formaat opnieuw moet beginnen, verlies je behoorlijk wat tijd.

Met Canva kun je bestaande ontwerpen als basis gebruiken en aanpassen aan verschillende toepassingen. Vooral voor terugkerende communicatie, zoals vacatures, aankondigingen of maandelijkse acties, is dat handig.

Zorg er wel voor dat je niet zomaar hetzelfde ontwerp overal plaatst. Wat op een groot scherm goed leesbaar is, kan op een smartphone veel te druk ogen. En een socialmediapost met verschillende tekstblokken is niet automatisch geschikt voor een digitaal reclamescherm waarop je maar enkele seconden de aandacht krijgt.

2. Minder tijd verliezen aan kleine administratieve taken

Niet iedere communicatietaak vraagt om een creatief concept. Soms wil je gewoon een pdf aanpassen, een bestand kleiner maken om het per mail te versturen of een document omzetten naar een ander formaat.

Ook daarvoor kun je Canva gebruiken. Zo kun je bijvoorbeeld gratis pdf bewerken wanneer je een bestaande presentatie wilt aanpassen, een document voor een evenement voorbereidt of een bestand ontvangt dat niet meteen bruikbaar is.

Dat soort praktische functies wordt gemakkelijk over het hoofd gezien, terwijl ze je heel wat tijd kunnen besparen. Je hoeft immers niet voor iedere kleine aanpassing een apart programma te openen.

Let bij het aanpassen van bestaande documenten wel op de opmaak. Zeker bij drukwerk, contracten en documenten met complexe tabellen blijft een laatste controle noodzakelijk.

3. Een evenement vraagt meer dan een uitnodiging

Wie een opendeurdag, netwerkevenement of bedrijfsfeest organiseert, heeft meestal een hele reeks communicatiemiddelen nodig. Denk aan een eerste aankondiging, een save-the-date, uitnodigingen, een programma, bewegwijzering en berichten voor sociale media.

Door die materialen vanuit één visuele basis te ontwikkelen, blijft de communicatie herkenbaar. Je hoeft daarvoor niet telkens een volledig nieuw ontwerp te maken.

Een kalender kan bovendien helpen om de communicatie rond het evenement vooraf te plannen. Wanneer verstuur je de uitnodigingen? Wanneer herinner je mensen eraan om zich in te schrijven? En welke berichten verschijnen in de laatste week?

Een mooie affiche is nuttig, maar een goede planning zorgt ervoor dat mensen ze ook op tijd te zien krijgen.

4. Video en beeld verdienen extra aandacht

Korte video’s zijn ondertussen een vast onderdeel van veel marketingcampagnes. Met stockvideo, eenvoudige animaties en voice-overs kun je relatief snel extra variatie in je content brengen.

Ook bestaande foto’s kun je met digitale hulpmiddelen verbeteren wanneer ze bijvoorbeeld niet helemaal scherp zijn. Dat is handig voor snelle toepassingen, al maakt een AI-functie van een slechte productfoto niet automatisch een professionele campagnefoto.

Voor onze projecten bij Ageré vertrekken we daarom liever vanuit het materiaal dat beschikbaar is en het doel van de campagne. Soms volstaat een eenvoudige animatie of een korte video. In andere gevallen heb je eigen fotografie, een professionele montage of een volledig uitgewerkt creatief concept nodig.

De tool is daarbij een hulpmiddel, niet het vertrekpunt van de campagne.

5. Een herkenbare huisstijl blijft belangrijk

Een van de grootste uitdagingen bij toegankelijke ontwerptools is dat iedereen dezelfde sjablonen kan gebruiken. Dat is handig om snel te starten, maar het verklaart ook waarom zoveel berichten op sociale media op elkaar lijken.

Een herkenbaar merk vraagt meer dan een mooi sjabloon. Je eigen kleuren, typografie, beeldmateriaal en schrijfstijl moeten consequent terugkomen. Zeker wanneer verschillende medewerkers content maken, is het nuttig om duidelijke afspraken te hebben over de huisstijl.

Voor eenvoudige toepassingen, zoals een kalender, visitekaartje of interne aankondiging, kan een bestaande template een prima basis zijn. Voor een belangrijke merkcampagne is het verstandig om kritischer te kijken naar wat je wilt uitstralen.

Zelf ontwerpen of uitbesteden?

Niet iedere afbeelding moet door een communicatiebureau worden gemaakt. Als je een eenvoudige aankondiging wilt publiceren of snel een document moet aanpassen, is het vaak efficiënter om dat zelf te doen.

Maar wanneer je een nieuwe merkidentiteit ontwikkelt, een grote campagne voorbereidt of verschillende communicatiekanalen op elkaar wilt afstemmen, komt er meer bij kijken dan een mooi ontwerp.

Bij Ageré gebruiken we digitale tools om het werk efficiënter te organiseren. De belangrijkste vragen blijven echter dezelfde: wie willen we bereiken, wat willen we vertellen en hoe zorgen we ervoor dat de communicatie bij het bedrijf past?

Canva kan je daarbij heel wat werk besparen. Zolang je niet vergeet dat een goed ontwerp begint met een goed idee.